.jpg)
Có nhiều vị trí khác nhau chỉ riêng trong tổ sản xuất. Bên cạnh Nhà sản xuất, Sản xuất hiện trường, trợ lý sản xuất, Quản lý sản xuất… còn có một vị trí cũng rất quan trọng là điều phối sản xuất – Production Coordinator (POC).
Đây là người hết sức năng động, có khả năng quản lý vô vàn công việc cùng một lúc, làm công việc tổ chức trong đoàn làm phim. Điều phối sản xuất sẽ báo cáo với Quản lý sản xuất - Production Manager (PM), Sản xuất – Poducer, Quản lý đơn vị - Unit production manager (UPM).
POC sẽ phân công việc với đội trợ lý sản xuất – Production Assistant để công việc sản xuất diễn ra trôi chảy. Chủ yếu làm việc từ văn phòng sản xuất, điều phối sản xuất soạn thảo giấy tờ, giám sát công việc hàng ngày, và đặt địa điểm ăn ở cho đoàn làm phim. Trong đoàn làm phim lớn, điều phối trợ lý sản xuất – Assistant Production Coordinator (APOC) sẽ giúp quản lý chi tiết các trợ lý sản xuất. Khác với các vị trí khác, công việc của điều phối sản xuất đa dạng, tùy thuộc vào từng dự án.
1. Giao tiếp một cách cụ thể
Do phải làm rất nhiều việc từ mọi hướng, bạn cần phải giữ liên lạc liên tục với PM và các trợ lý sản xuất. Bằng cách gọi điện, email và nhắn tin, bạn có thể giải phóng thời gian để thực hiện công việc liên tục. Cần đảm bảo là bạn giao tiếp tường tận, chi tiết. Trong khi sự ngắn gọn là kỹ năng thiết yếu cho hồ sơ của điều phối sản xuất, nếu bạn không cụ thể, bạn sẽ phải nói đi nói lại nhiều lần với trợ lý sản xuất. Hãy đưa ra các chỉ dẫn một lần duy nhất, cụ thể và ngắn gọn.
2. Kiếm một chiếc ghế thoải mái
Có thể bạn chưa biết, điều phối sản xuất sẽ phải ngồi trong văn phòng sản xuất hàng giờ đồng hồ. Nếu không có chỗ ngồi thoải mái, bạn sẽ dễ dàng bị phân tán và làm việc không hiệu quả.
Văn phòng sản xuất là ngôi nhà thứ hai của bạn. Nếu bạn đầu tư vào văn phòng, bạn có thể quản lý đội trợ lý sản xuất bền vững hơn, gia tăng hiệu quả công việc.
3. Ứng dụng phần mềm
Giới chuyên nghiệp luôn ứng dụng các phần mềm hỗ trợ sản xuất để giúp tiết kiệm thời gian làm việc. Đa số công ty sản xuất sẽ liệt kê yêu cầu kinh nghiệm phần mềm trong mô tả công việc. Nếu bạn làm freelancer, bạn nên học sử dụng các phần mềm này.
4. Đến sớm nhất, về muộn nhất
Bạn nên là người đến văn phòng sớm nhất và về muộn nhất. Việc này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, tính chất của công việc mà còn giúp bạn có được sự tôn trọng của đội trợ lý sản xuất. Buổi sáng là thời gian tuyệt vời để điều phối sản xuất hoàn thành nốt các công việc sát nút trước khi ngày mới bắt đầu. Nếu bạn đang bị ngập trong công việc, đây là thời gian để bạn kiểm tra lại về sắp xếp tổ chức.
Lương của điều phối sản xuất thường là mức lương cứng theo tuần nhưng sẽ làm việc theo thời gian làm việc mà dự án cần. Bạn sẽ có thể phải ở lại làm việc muộn ngoài giờ để hoàn thành công việc. Đây cũng là lý do tại sao bạn nên tạo ra một không gian văn phòng thoải mái.
5. Sử dụng lịch sản xuất
Từ lịch quay phim đến lên lịch làm việc của khách tại văn phòng sản xuất, bạn cần phải cân bằng các cá nhân diễn viên, ê-kip và các lịch của sản xuất. Khi sản xuất đi chệch ra khỏi lịch, bạn cần đảm bảo là bạn có sẵn nhiều phiên bản khác nhau của lịch sản xuất.
6. Luôn sạc điện thoại
Dù chỉ là chi tiết nhỏ nhưng bạn cần bật điện thoại và luôn sạc pin đầy đủ. Bạn có thể mua một pin dự phòng để dùng khi bạn không ở trong văn phòng. Đừng bao giờ để điện thoại ở ngoài tầm mắt, ngay cả khi bạn ở nhà.
7. Hệ thống quản lý đầu việc
Điều phối sản xuất phải là người làm việc đa năng. Ứng dụng các hệ thống quản lý đầu việc sẽ giúp bạn giảm thiểu những rắc rối đau đầu và giúp trợ lý sản xuất điền vào công việc dễ dàng hơn. Ví dụ như văn phòng cần có sổ công việc hoặc có một bảng công việc để giám sát các đầu việc cần hoàn thành.
8. Giữ lửa tinh thần làm việc của mọi người
Nếu không có các trợ lý sản xuất, bạn sẽ không thể sản xuất được. Bạn cần đảm bảo là họ biết được tầm quan trọng trong vị trí công việc của họ.
Bạn cần nhớ rõ tên của từng trợ lý sản xuất và nói chuyện với trợ lý sản xuất về hiệu quả công việc của họ nếu có dịp. Bạn nên xây dựng tinh thần làm việc của cả đội để có thể gia tăng tinh thần trách nhiệm và năng suất công việc.
9. Lấy chứng chỉ sơ cứu
Trong đa số dự án sản xuất phim, trợ lý đạo diễn phải được huấn luyện về sơ cứu. Tuy nhiên, đặc biệt là trong các dự án sản xuất kinh phí thấp, điều phối sản xuất cũng có thể phải làm việc này của trợ lý đạo diễn do vị trí điều phối sản xuất là vị trí linh hoạt. Bạn có thể tìm một chương trình ngắn học về sơ cứu và liệt kê trong hồ sơ của bạn.
10. Lưu trữ danh sách các nhà cung cấp
Điều phối sản xuất có trách nhiệm điều phối các nhu cầu cần đến các nhà cung cấp: thiết bị, ăn uống và đặc biệt là di chuyển. Trước khi gia nhập một dự án phim, hãy chuẩn bị sẵn danh sách các nhà cung cấp trong văn phòng sản xuất. Bạn sẽ có thể cần phải đặt phương tiện đi lại cho diễn viên và ê-kip hoặc thuê phương tiện đi lại. Ngoài ra, bạn cũng phải đảm bảo trợ lý sản xuất lái xe có giấy phép và bảo hiểm trong chính sách bảo hiểm của công ty sản xuất.
11. Luôn luôn theo sát tiến độ
Kỹ năng giao việc của bạn sẽ không còn ý nghĩa gì nếu bạn không có người thi hành công việc được giao. Bạn không nên gửi email đến văn phòng sản xuất và kỳ vọng yêu cầu của bạn sẽ được thực hiện trên set. Bạn phải thường xuyên theo sát trợ lý sản xuất, luôn luôn kiểm tra lại và đảm bảo các chỉ dẫn của bạn đã rõ ràng.
Điều phối sản xuất chủ động và năng động là người làm việc hiệu quả. Trong một công việc mà việc giao tiếp là chìa khóa thành công, một động tác theo sát đơn giản như nhắn tin hỏi trợ lý sản xuất là “tất cả đã hoàn thành chưa?” sẽ giúp công việc thuận lợi hơn. Hãy tự hỏi bản thân “Các trợ lý sản xuất của tôi đang làm gì?”
12. Tự mang máy tính, chủ động máy in
Trừ khi văn phòng sản xuất có sẵn máy tính, bạn sẽ cần mang laptop từ nhà đến. Làm việc bằng laptop sẽ hỗ trợ bạn làm việc ở nhà sau giờ làm thuận tiện hơn.
Đối với máy in, bạn sẽ thường xuyên phải in các giấy tờ hàng ngày. Nếu bạn chủ động có máy in riêng, bạn có thể in tất các cả văn bản ngay cả khi sát nút mà không phải chờ máy của công ty. Còn đối với các dự án kinh phí lớn, bạn có thể đề xuất chi khoản mua máy in cho sản xuất.
Tham khảo
13. Thành thạo Excel
Bát kể phần mềm sản xuất nào, bạn vẫn sẽ phải dùng Excel hoặc Google Sheet. Điều phối sản xuất thường phải cân bằng ngân sách trên Excel. Do đó, thành thạo Excel và nắm được các phím tắt hoặc mẹo có thể giúp bạn thực hiện công việc nhanh chóng.
14. Luôn đổ xăng cho xe của bạn
Do công việc đòi hỏi tính linh hoạt, bạn sẽ phải di chuyển đến set từ văn phòng sản xuất, giao hàng một thứ gì đó sau giờ làm nếu các trợ lý sản xuất đã về hết, gặp sản xuất hoặc cung cấp ăn uống cho đoàn làm phim nếu làm việc trong đoàn phim kinh phí thấp. Bạn sẽ phải làm bất kỳ công việc gì cần đi lại. Do đó, hãy đổ đầy xăng cho xe để di chuyển.
15. Chỉ gửi call sheet một lần
Đối với sản xuất phim dài, call sheet và lịch quay là việc của trợ lý đạo diễn thứ nhất. Nhưng đối với sản xuất truyền hình và truyền thông mới, việc điều phối sản xuất phải làm call sheet đang trở nên phổ biến hơn. Tất cả mọi người trong đoàn đều cần biết khi nào họ cần có mặt trên set ngày tiếp theo. Mặc dù bạn muốn đưa ra thông báo sớm cho tất cả mọi người nhưng bạn không bao giờ được gửi call sheet trước khi hoàn thành bản chuẩn 100%.
16. Làm việc của nhiều vị trí khác nhau
Điều phối sản xuất giống như một tướng quân, giám sát công việc hàng ngày của bộ phim. Đôi khi, bạn sẽ phải làm các phần việc rất nhỏ, ví dụ như hỗ trợ trợ lý sản xuất bê đồ nặng vào trong văn phòng hoặc gọi điện cho một người nào đó khó tính.
17. Mua lưu trữ đám mây
Điều phối sản xuất phải làm việc rất nhiều với giấy tờ, từ giấy phép công việc, bảo hiểm, đến báo cáo sản xuất hàng ngày. Bên cạnh lưu trữ vật lý bạn cũng phải lưu trữ các folder số nữa. Các hệ thống lưu trữ đám mây (cloud storage) là công cụ hữu ích mà bạn nên tham khảo.
LƯU TRỮ CỦA ĐIỀU PHỐI SẢN XUẤT BAO GỒM:
Giấy phép làm việc
Danh sách diễn viên
Danh sách ê-kip
Các bản sửa đổi kịch bản
Giấy tờ bảo hiểm
Visa
Báo cáo sản xuất hàng ngày
Các bản nháp lịch sản xuất
Call sheet
Các đoạn phim thô, chưa dựng đã được quay
18. Lên kế hoạch thiết bị chuyên môn
Trợ lý đạo diễn làm danh sách các thiết bị cần thiết quản lý sản xuất, người sau đó sẽ đặt thuê tất cả các máy quay, boom, vv… theo yêu cầu. Đối với điều phối sản xuất, công việc của bạn là thuê các thiết bị chuyên môn đặc biệt. Để xác định các thiết bị chuyên biệt là trách nhiệm của bạn sớm, bạn có thể gộp chúng vào một gói thuê thiết bị lớn để có thể được giảm giá.
VD: Bạn cần một máy quay IMAX vài ngày trước khi bấm máy. Thông thường, bạn sẽ đặt hàng và để trợ lý sản xuất đi lấy thiết bị. Là điều phối sản xuất giỏi, bạn sẽ lường trước bước này để tránh tốn tiền thuê thiết bị sát nút.
19. Lấy các gói dành cho nhóm
Khách sạn, ăn uống, vận chuyển. Đây là một vài yếu tố mà điều phối sản xuất nên đặt theo giá dành cho nhóm. Khi bạn có danh sách các nhà cung cấp, hãy tìm xem công ty sản xuất có quan hệ với một khách sạn hoặc hãng vận chuyển nào không. Bạn cũng có thể tích điểm thưởng hoặc tiết kiệm bằng cách là khách hàng trung thành của một chuỗi khách sạn. Tiết kiệm tiền cho ngân sách là điểm cộng để điều phối sản xuất sẽ nhận được lương cao hơn.
20. Chuẩn bị trước khi đóng máy
Các công việc khi đóng máy là một phần công việc của điều phối sản xuất. Hãy chuẩn bị các giấy tờ lúc đóng máy bất kỳ khi nào có thể. Hãy lên lịch với Quản lý sản xuất (production manager) khi đã đi được nửa đường sản xuất phim để bắt đầu triển khai các việc cần làm để đóng máy.
Bạn nên trả thiết bị ngay khi không cần thiết bị này nữa. Đóng tài khoản bất kể khi nào có thể. Giao cho trợ lý sản xuất làm việc đóng gói các vật liệu. Có lưu trữ đám mây sẽ giúp bạn trong giai đoạn này vì các sản xuất cần xem tất cả giấy tờ khi đóng máy.
Nếu bạn làm việc trong series truyền hình hoặc agency sản xuất video, bạn nên đảm bảo để lại mọi thứ trong tình trạng đầy đủ để có thể chuyển giao cho điều phối sản xuất mới, nếu bạn chuyển sang công việc khác.
21. Lắng nghe ý kiến của trợ lý sản xuất
Là điều phối sản xuất, bạn phải làm hàng nghìn việc cùng một lúc. Đôi khi bạn quá tập trung đến mức không để ý các chi tiết nhỏ cần thiết cho công việc sản xuất hàng ngày. Do đó, hãy lắng nghe ý kiến của các trợ lý sản xuất. Họ có thể biết được các vấn đề cấp bách cần giải quyết.
22. Cảm ơn đồng đội
Là điều phối sản xuất, bạn không cần phải đóng vai hiền. Bạn có thể là người chắc chắn và lãnh đạo đồng đội của bạn. Bạn chỉ cần không quên nói cảm ơn với đồng đội. Việc dễ dàng nhanh gọn này có thể giúp bạn đi một chặng đường dài.
Khi phân công những công việc khó nhằn, nói lời cảm ơn sẽ khiến các trợ lý sản xuất cảm thấy họ được trân trọng hơn và khích lệ năng suất công việc. Viết giấy cảm ơn khi đóng máy đã hoàn thành là một cách đơn giản để cảm ơn những người bạn đã quản lý trong mấy tháng vừa qua. Đây cũng là một cách tốt để bạn được thuê lại lần nữa.
Tham khảo
