I- Các yếu tố cần có trong một call sheet
1. Thông tin liên lạc của các vị trí quan trọng:
Trên đầu tờ call sheet, bạn liệt kê tên và số điện thoại của một số thành viên chủ chốt để trả lời câu hỏi và hỗ trợ trong trường hợp có vấn đề gì xảy ra. Những thành viên này có thể bao gồm bất kỳ ai, nhưng thường luôn luôn có Nhà sản xuất, Đạo diễn, trợ lý đạo diễn thứ nhất (1st AD) và điều phối sản xuất (UPM).
2. Tên bộ phim được sản xuất và thời gian có mặt chung của cả toàn bộ đoàn làm phim:
- Mỗi call sheet của phim đều có thời gian có mặt (call time) riêng biệt. Ví dụ: Tổ mỹ thuật được gọi đến sớm hơn để chuẩn bị hoặc một số diễn viên không cần có mặt vào buổi sáng.
- Logo dự án trong call sheet (nếu có).
- Đối với phim truyền hình dài tập hoặc web series, ghi chú tập phim số bao nhiêu và tên tập phim trên đầu call sheet.
- Phía bên dưới call sheet, bạn có thể thêm các thông báo đặc biệt trong ngày như lưu ý về an toàn, nơi gửi xe, hoặc kênh liên lạc qua bộ đàm. Tuy nhiên, bạn cần tránh nhồi nhét quá nhiều thông tin trong phần này, chỉ nên lựa chọn những thông tin quan trọng nhất cho toàn bộ đoàn làm phim.
3. Ngày tháng năm, ngày quay thứ bao nhiêu, thời tiết & lịch
Phía gần trên cùng, bạn ghi ngày tháng năm (ví dụ: Thứ ba ngày 30 tháng 8 năm 2022) và ngày quay này là ngày thứ bao nhiêu trong tổng số ngày quay (ví dụ: Ngày 2/25).
Thời tiết: Nhiệt độ cao nhất và thấp nhất trong ngày, mưa, thời gian mặt trời mọc/lặn.
Lịch các hoạt động trong ngày: Thời gian bấm máy, nghỉ ăn trưa, đóng máy,…
4. Địa điểm bối cảnh
Đây là địa điểm bạn sẽ quay phim. Trong một số trường hợp, bạn có thể ghi địa điểm tập kết thay vì địa điểm quay phim. Nếu bạn quay phim tại nhiều địa điểm, đánh số từng địa điểm (ví dụ: “Địa điểm 1”, “Địa điểm 2”, “Địa điểm 3”).
5. Nơi đỗ xe/gửi xe
Ghi chú rõ ràng địa điểm mà tất cả mọi người có thể đỗ xe hoặc gửi xe. Trong phần lớn trường hợp, đây cũng là địa điểm bạn quay phim, hoặc một bãi đỗ xe gần đó, hoặc địa điểm đỗ xe theo thỏa thuận trước. Khi lên kế hoạch về đỗ xe/gửi xe, bạn cần lưu ý các trường hợp đặc biệt như xe tải và xe kéo. Hoặc, bạn sẽ có thể cần thỏa thuận với cơ quan hành chính trong thành phố để chặn một số tuyến đường khi bạn quay phim, nếu là đoàn phim lớn.
6. Bệnh viện gần nhất
Bạn cần biết phòng cấp cứu 24/24 gần nhất ở đâu. Đây là thông tin đặc biết quan trọng nếu bạn quay phim tại các địa điểm hẻo lánh và chẳng may có thành viên đoàn gặp tai nạn.
7. Lịch quay
Đây là mục bạn liệt kê các cảnh sẽ quay trong ngày, dựa theo lịch quay. Lịch quay ngắn gọn bao gồm các thông tin như số cảnh, bối cảnh, diễn viên, mô tả ngắn gọn. Các lịch quay phức tạp hơn có thể bao gồm những thông tin như thời gian vận chuyển, nghỉ giải lao và ăn uống, công ty vận chuyển, và các thông tin thêm về từng cảnh.
8. Danh sách diễn viên
Tên các diễn viên cần xuất hiện trên trang đầu của call sheet, được trình bày trang trọng. Thông tin cho từng diễn viên bao gồm tên diễn viên, tên nhân vật, trạng thái ngày làm việc, và thời gian có mặt (vd: Thời gian đón, thời gian có mặt tại địa điểm, makeup, báo cáo trên set,…). Khi lên lịch cho diễn viên, bạn nên cân nhắc thời gian diễn viên cần để di chuyển đến địa điểm, makeup, làm tóc, …
9. Danh sách ê-kip
Danh sách này được chia theo các tổ. Thông tin bao gồm tên thành viên trong ê-kip, chức danh, thời gian có mặt. Thứ tự của các tổ và chức danh của thành viên trong ê-kip cần được thể hiện. Đây cũng là chủ đề nhạy cảm đối với một số người. Vì vậy, bạn cần đảm bảo thứ tự liệt kê ra là đúng.
Tham khảo:
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CALL SHEET - LỊCH LÀM VIỆC TRONG NGÀY QUAY
Call sheet – lịch làm việc trong ngày nếu được thực hiện tốt sẽ tạo thuận lợi hơn cho buổi quay và cả quá trình sản xuất phim của bạn. TẠO CALL SHEET NHƯ THẾ NÀO?
1. Tạo một mẫu call sheet:
Bạn có thể sử dụng phần mềm Excel để tạo call sheet. Để tiết kiệm thời gian cho các dự án, bạn có thể tạo một mẫu chung để sử dụng trong các dự án khác nhau.
2. Tạo thư mục cho từng ngày quay:
Khi làm call sheet, bạn sẽ rất dễ nhầm lẫn giữa các file. Vì vậy, bạn nên tạo một folder riêng biệt cho call sheet và từng folder riêng biệt bên trong folder chung cho từng ngày quay.
Mỗi folder cho từng ngày quay nên có call sheet của ngày đó và các file tư liệu bổ sung khác (bản đồ, shot list, phần kịch bản quay trong ngày) mà bạn cần để gửi email cho các thành viên trong đoàn.
Cuối cùng, bạn nên tạo một folder riêng cho mẫu call sheet chung mà bạn đã thực hiện từ bước một.
3. Cách đặt tên file cho call sheet
Đối với file mẫu chung, bạn nên ghi là “Mẫu” hoặc “Template” trong tên file, cùng với thời gian gần đây nhất mà mẫu này được cập nhật.
VD: Ngoaikiacogi_CallSheet_Template_Updated2019.09.28_0815.xls
Đối với các call sheet hàng ngày, bạn call sheet mẫu và đổi tên, thay đổi “Mẫu” hoặc “Template” thành ngày quay.
VD: Ngoaikiacogi_CallSheet_Day04_V1_2019.09.29_1352.xls
Sau khi đã làm xong call sheet, bạn lưu một bản bằng định dạng PDF trong cùng folder. Bản PDF của call sheet nên có cùng tên với bản file bằng Excel.
4. Tạo bản dự phòng cho call sheet
Bạn nên tạo bản dự phòng (backup) cho tất cả các văn bản trong quá trình sản xuất, đề phòng trường hợp máy tính gặp phải vấn đề. VD: Ổ cứng di động, Google Drive, Dropbox, Icloud,…
QUY TRÌNH HOÀN THIỆN CALL SHEET
- Mỗi call sheet chỉ dành cho một ngày. Không làm một call sheet cho nhiều ngày.
- Tận dụng công nghệ di động: Cung cấp sẵn link bản đồ đến địa điểm đỗ xe/gửi xe trong call sheet để đoàn làm phim có thể tìm đường thông qua smartphone. Ngoài ra, bạn còn có thể thiết lập giao diện call sheet thuận tiện để xem trên smartphone.
- Kiểm tra lại thời tiết trong ngày nhiều lần: Luôn kiểm tra lại thông tin về thời tiết 3 ngày trước khi quay phim, ngày trước ngày quay phim, và buổi sáng trong ngày quay phim. Thời tiết thay đổi có thể gây ảnh hưởng đến kế hoạch quay phim của bạn.
- Xuất file đúng định dạng: Không bao giờ được gửi call sheet trong định dạng Excel hoặc các định dạng không phổ biến. Hãy luôn xuất file call sheet và gửi đi theo định dạng PDF.
- Kiểm tra lại call sheet: Bản nháp call sheet đầu tiên sẽ mắc phải các lỗi. Do đó, bạn cần kiểm tra lại call sheet để đảm bảo không có lỗi nào trước khi được gửi đi.
- Xin ý kiến về call sheet từ các tổ trưởng: Trước khi gửi call sheet đi, bạn cần đảm bảo là sẽ nhận được xác nhận từ tất cả các tổ trưởng. Tuy các tổ trưởng sẽ rất bận rộn, bạn vẫn cần phải xác nhận lại vì những yếu tố chưa lường trước được (tổ mỹ thuật chưa chuẩn bị xong đạo cụ, tổ quay phim chưa thuê được thiết bị, vv…) sẽ khiến bạn phải thay đổi lại lịch. Bạn cần nhớ rằng: Mục đích chính của bạn không phải là bắt lỗi mà là tìm ra kế hoạch khả thi nhất.
- Lấy xác nhận của call sheet: Thông thường, AD (trợ lý đạo diễn) thứ hai là người tạo ra bản đầu tiên của call sheet. Tuy nhiên, AD thứ nhất là người có trách nhiệm đảm bảo các thông tin trong call sheet chính xác. Bên cạnh đó, không phải đoàn nào cũng đủ lớn để có 2nd AD. Ngoài ra, điều phối sản xuất cũng sẽ thường có tiếng nói để xác nhận call sheet. VD: Nếu bạn là AD thứ hai, bạn đã xin ý kiến từ các tổ trưởng và thực hiện những chỉnh sửa call sheet cuối cùng.
Sau đó, AD thứ hai sẽ gửi call sheet này đến AD thứ nhất để xác nhận. Nếu AD thứ nhất, điều phối sản xuất (PM) hoặc đạo diễn yêu cầu thay đổi trong call sheet, bạn sẽ phải điều chỉnh và thông báo với các tổ trưởng. Thông thường, AD, điều phối sản xuất, và những người chịu trách nhiều khác sẽ ký vào call sheet để xác nhận trước khi call sheet được gửi đi.
Phân phối lịch làm việc trong ngày
1. Danh sách phân phối call sheet (“distro list”)
Đây là danh sách liệt kê tất cả những người nhận call sheet trong mỗi ngày quay, bao gồm các thông tin như họ tên đầy đủ, chức danh hoặc tên nhân vật, số điện thoại, địa chỉ email. Ngoài ra, bạn nên có thêm cả (1) sheet ghi lịch mỗi người sẽ cần call sheet trong những ngày nào và (2) danh sách những người cần cập nhật thông tin mặc dù sẽ không xuất hiện trên call sheet (VD: Người đại diện của diễn viên).
2. Nên hay không nên BCC
Luôn luôn gửi email thông qua hộp “BCC” (Blind Carbon Copy), chứ không phải là hộp “To”. Bạn sẽ tránh được những rắc rối như để lộ địa chỉ email của các ngôi sao nổi tiếng cho các thành viên trong đoàn. Đối với hộp “To”, bạn có thể gửi cho địa chỉ email của chính bạn, còn tất cả những người khác được gửi thông qua “BCC”.
3. Nội dung email
Mặc dù call sheet của bạn hoàn hảo, một số diễn viên và thành viên trong đoàn có thể lười đọc. Vì vậy, nội dung email được soạn thảo cẩn thận có thể đảm bảo họ sẽ nhanh chóng nhìn thấy những thông tin thiết yếu nhất trong ngày quay.
Thân email nên bao gồm các nội dung sau:
- Tên dự án
- Ngày quay thứ mấy và ngày tháng năm
- Thời gian có mặt (Call Time)
- Địa điểm đỗ xe/gửi xe, có link bản đồ
- Địa điểm quay, nếu khác địa điểm trên
- Các chỉ dẫn đặc biệt cho ngày quay (VD: Thời tiết, cảnh báo rủi ro, quy định tại địa điểm, thông tin bệnh viện, vv…)
Bạn nên đính kèm một bản pdf của call sheet và bản đồ địa điểm.
4. Gửi email riêng rẽ cho diễn viên
Trong đa số trường hợp, toàn bộ đoàn làm phim sẽ nhận cùng một email, đặc biệt là khi tất cả đoàn làm phim sẽ có mặt vào cùng một lúc. Tuy nhiên, bạn phải gửi email riêng rẽ nếu một số thành viên trong đoàn (VD: Diễn viên) cần có mặt vào thời gian khác, để những người này không đến nhầm vào thời gian chung.
5. Thời điểm gửi call sheet
Thời điểm tối ưu để gửi bản call sheet đã được duyệt là 12-14 tiếng trước ngày quay. Mặc dù vậy, thời điểm này có thể thay đổi.
Một call sheet sơ bộ có thể được gửi sớm hơn để đoàn làm phim biết trước kế hoạch ngày quay tiếp theo (không bắt buộc). Đối với call sheet này, bạn cần đánh dấu rõ ràng là “SƠ BỘ” (“PRELIM”) để tất cả mọi người biết được rằng kế hoạch vẫn có thể sẽ thay đổi.
Bạn nên tránh việc gửi quá nhiều call sheet cho đoàn làm phim, mỗi khi có thay đổi xảy ra. Các thành viên trong đoàn sẽ bị nhầm lẫn giữa các bản call sheet.
(Nguồn Studiobinder)
Tham khảo:
